Servei de Registre Virtual Electrònic amb l'Administració (ORVE)

És el servei de l'Administració que permet als ciutadans el registre i la tramesa instantània de documents digitalitzats a les administracions públiques del nostre país. 

Tramesa de documents digitalitzables, amb destinació a qualsevol Administració pública de l'Estat espanyol que estigui adherida a aquest servei. 

Els documents són remesos a l'Administració de destinació en format electrònic, una vegada escanejats i degudament acarats pels empleats de Correos.

Característiques físiques:

El procés de confrontació i validació realitzats per l'empleat que fa el registre i avalat per la signatura electrònica a través de l'aplicació, a més de l'ús del format i l'estructura de dades de les normes tècniques aplicables (NTI SICRES 3.0 i derivades) i la resolució mínima requerida de 200 dpi, garanteixen la validesa de la digitalització.

Característiques del Servei ORVE (Oficina de Registre Virtual Electrònic): 

• Accés universal a l'Administració.
• Relació de confiança.
• Facilitat.
• Seguretat.
• Estalvi de temps.
• Traçabilitat.
• Valor afegit.

Operativa logística:

Per enviar un document a través d'aquest servei, el ciutadà haurà d'acudir a una oficina de Correos amb l'original que vol registrar i remetre a una Administració pública.

Les oficines de Correos seran meres transmissores de la documentació que presentin els ciutadans i les empreses, i es limitaran a deixar constància de l'entrada d'aquesta documentació en l'aplicació de registre i a remetre-la a la unitat de l'Administració competent, a través del servei.

Les oficines de Correos no seran dipositàries dels originals o còpies dels documents presentats per un ciutadà, per qüestions de seguretat i compliment de la LOPD.

El procés de Registre Electrònic consta de 7 passos:

1. Preparació: En aquesta part del procés es verifica que el format en què es presenta la documentació en fa viable l'escaneig (enquadernacions, clips, grapes, deteriorament, etc.). Es requeriran les condicions següents per permetre l'accés al servei:

• Documents en format A4, en descobert i amb vores llises.
• Els empleats de Correos no faran fotocòpies de documents de mida major de l'A4 ni de qualsevol altre element que pugui posar en risc la veracitat del document original.
• No s'admetran documents electrònics.
• A les oficines de Correos no es manipularà cap tipus d'enquadernació per a deixar els fulls solts.
• No es digitalitzarà qualsevol document que per la seva naturalesa o estat pugui posar en risc el mateix document en el moment de la digitalització (paper ceba, cartró…).
• A les oficines de Correos, tot document presentat pels ciutadans serà considerat com a original.
• Els empleats de les oficines no tindran obligació de saber quan un document està exempt de digitalització per naturalesa jurídica o qualsevol altra.

2. Manipulació En aquest pas es comprova si el ciutadà vol acompanyar documentació física al registre electrònic, així com altres elements no escanejables (CD, cintes, disquets, etc.). En cas que hi hagi elements d'aquest tipus, s'oferirà la possibilitat de remetre aquesta documentació o objectes físics mitjançant la tramesa adjunta d'una carta certificada, a la qual s'aplicaran les tarifes establertes per a aquest producte. Addicionalment i com a valor afegit al servei, s'incorporarà el codi CD de Correos a l'apartat "comentaris" de l'annex del fitxer adjunt en "Servei de Registre Virtual Electrònic amb l'Administració (ORVE)" perquè l'Administració de destinació pugui traçar l'estat del certificat.

3. Digitalització: Una vegada preparat el document per registrar, es digitalitzarà mitjançant els escàners disponibles a l'oficina.

4. Confrontació: Una vegada digitalitzat el document, se'n revisarà el contingut de totes les pàgines, garantint-ne la qualitat, que són llegibles i que es corresponen fidedignament amb els originals presentats.

5. Cobrament: Es farà la facturació al ciutadà a través de l'aplicació d'admissió de Correos, utilitzant els conceptes i les tarifes definides a aquest efecte.

6. Registre: Una vegada confrontat el document s'accedirà al portal "Registre electrònic per a les administracions públiques" del MINHAP, on es registrarà la documentació digitalitzada aportada pel client i s'introduiran tant les dades del ciutadà o de l'empresa que registra com les dades de l'organisme destinatari. El client haurà d’indicar el codi DIR-3 de  la Unitat Tramitadora destinatària; en cas que no el conegui, Correos provarà de fer-ne la identificació exacta en el seu motor de cerca. Si no es troba la denominació exacta, Correos podrà remetre'l igualment a la Unitat Superior de tramitació dins de l’Administració amb la mateixa validesa jurídica.

El registre serà signat electrònicament per Correos, de manera que es donarà garantia al procés d'admissió del registre.

7. Emissió de resguard: Com a prova del registre efectuat, el client rebrà un resguard oficial "Servei de Registre Virtual Electrònic amb l'Administració (ORVE)" com a certificació del registre realitzat.