Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración (ORVE)

Es el servicio de la Administración que permite a los ciudadanos el registro y envío instantáneo de documentos digitalizados a las Administraciones públicas de nuestro país. 

Envío de documentos digitalizables, con destino a cualquier administración pública del estado español, que esté adherida a este servicio. 

Los documentos son remitidos a la administración de destino en formato electrónico, una vez escaneados y debidamente cotejados por los empleados de Correos.

Características fisicas:

El proceso de cotejo y validación realizado por el empleado que realiza el registro, y avalado por la firma electrónica a través de la aplicación, además del uso del formato y estructura de datos de las normas técnicas aplicables (NTI SICRES 3.0 y derivadas) y la resolución mínima requerida de 200 dpi, garantizan la validez de la digitalización.

Caraterísticas del Servicio ORVE (Oficina de Registro Virtual Electrónico): 

• Acceso universal a la Administración.
• Relación de confianza.
• Facilidad.
• Seguirdad.
• Ahorro de tiempo.
• Trazabilidad.
• Valor añadido.

Operativa Logística:

Para enviar un documento a través de este servicio, el ciudadano deberá acudir a una Oficina de Correos con el original que desea registrar y remitir a una Administración Pública.

Las oficinas de Correos serán meras transmisoras de la documentación que presenten los ciudadanos y empresas, limitándose a dejar constancia de la entrada de los mismos en la aplicación de registro y remitiéndolos a la Unidad de la Administración competente, a través del servicio.

Las oficinas de Correos no serán depositarias de los originales o copias de los documentos presentados por un ciudadano, por cuestiones de seguridad y cumplimiento de la LOPD.

El proceso de Registro Electrónico consta de 7 pasos:

1. Preparación: En este parte del proceso se verifica que el formato en el que se presenta la documentación hace viable su escaneo (encuadernaciones, clips, grapas, deterioro, etc.). Se requerirán las siguientes condiciones para permitir el acceso al servicio:

• Documentos en formato A4, al descubierto y con bordes lisos.
• Los empleados de Correos no realizarán fotocopias de documentos de tamaño mayor del A4 ni de cualquier otro elemento que pueda poner en riesgo la veracidad del documento original.
• No se admitirán documentos electrónicos.
• En las Oficinas de Correos no se manipulará ningún tipo de encuadernación para dejar las hojas sueltas.
• No se digitalizará cualquier documento que por su naturaleza o estado pueda poner en riesgo al propio documento en el momento de la digitalización (papel cebolla, cartón,……).
• En las Oficinas de Correos, todo documento presentado por los ciudadanos será considerado como original.
• Los empleados de las Oficinas no tendrán obligación de saber cuando un documento está exento de digitalización por naturaleza jurídica o cualquier otra.

2. Manipulación: En este paso se comprueba si el ciudadano desea acompañar documentación física al registro electrónico, así como otros elementos no escaneables (CD, cintas, disquetes, etc.). En caso de que haya elementos de este tipo, se ofrecerá la posibilidad de remitir esta documentación u objetos físicos mediante el envío adjunto de una carta certificada, a la que se aplicarán las tarifas establecidas para ese producto. Adicionalmente y como valor añadido al servicio, se incorporará el código CD de Correos en el apartado comentarios del anexo del fichero adjunto en "Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración (ORVE)", para que la administración de destino pueda trazar el estado de dicho certificado.

3. Digitalización: Una vez preparado el documento a registrar, se procederá a su digitalización, mediante los escáneres disponibles en la oficina.

4. Cotejo: Una vez digitalizado el documento, se revisará el contenido de todas las páginas, garantizando su calidad, que son legibles y que se corresponden fidedignamente con los originales presentados.

5. Cobro: Se procederá a realizar la facturación al ciudadano a través de la aplicación de admisión de Correos, utilizando los conceptos y tarifas definidos a tal efecto.

6. Registro: Una vez cotejado el documento se accederá al Portal "Registro Electrónico para las Administraciones Públicas" del MINHAP donde se registrará la documentación digitalizada aportada por el cliente, en el que se introducirán tanto los datos del ciudadano o empresa que registra como los datos del organismo destinatario. El cliente deberá indicar el código DIR-3 de  la Unidad Tramitadora destinataria, en caso de que no lo conozca Correos tratará de hacer la identificación exacta de la misma en su motor de búsqueda. Si no se encontrara la denominación exacta Correos podrá remitirlo igualmente a la Unidad Superior de tramitación dentro de la Administración con igual validez Jurídica.

El registro será firmado electrónicamente por Correos, dando así garantía al proceso de admisión del Registro.

7. Emisión de resguardo: Como prueba del registro realizado, el cliente recibirá un resguardo oficial "Servicio de Registro Virtual Electrónico con la Administración (ORVE)", como certificación del registro realizado.